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会议管理办法

发布时间:2016-11-18 16:22:00 点击:

会议管理办法

 

为规范商会管理,加强公司各会员单位间的交流联系,提高工作效率,特制定此规定。

第一条 会议的类型

1、商会会议按参加人员的范围分为会员大会、理事会、会长办公会。

2、商会会议按时间频率分为例会及临时会议两种。

第二条 会议的原则

1、坚持会议从简的原则,反对铺张浪费,各级会议均优先选择在不付费用的场地进行,严格控制会务费用。

2、坚持重点交流的原则,所有会议必须有包括会议议题的会议通知,涉及议题的有关文件资料须作为会议通知的一部分。各参会人员均需要在会议前准备好自己需要交流的内容,有针对性的在主持人的主持下有秩序有重点的交流,杜绝利用会议进行漫无目的、没有重点的交流。其中,

1)会长办公会的会议通知,应至少提前5天发送给所有参会者。

2)理事会、会员大会的会议通知,应至少提前15天发送给所有参会者。

3)会议通知发放方式为电子邮件、短信(应设置要求回执),团拜会还应邮寄纸质平邮邀请信函。

3、坚持时间保障的原则,原则上各级会议时间均不得低于20分钟。

第三条 例会管理

1、例会设置为

1)会长办公会。

2)理事会。

3)会员大会。

2、会长办公会

1)召开时间:每月召开一次。

2)主持人:会长。

 3)参会人员:商会会长、副会长、(副)秘书长、或根据会议内容需要邀请参加的会员。

4)会议取消:除非会长和2/3副会长共同决定,会长办公会不得取消。

 5)考勤方法:各参会人员如不能参加会议需提前向会长请假,得到批准后可不参加会议。如未请假或请假未批准而不参加会议,视同自愿乐捐300元给商会。各参会的人员除长期出差或类似原因外,每年请假的次数不能超过3次,超过者每次乐捐400元给商会。迟于会议通知次日请假的,无论批准与否均视同自愿乐捐200元。迟到者视同自愿乐捐100元。

6)会议结束后,秘书处负责整理会议纪要,并经会长和秘书长签认后,以邮件方式发送给所有参会人员,并在商会秘书处保留加盖公章的纸质会议纪要一式三份备案。

7)议事规则:

A)所有预定议题必须有决议,非预定议题,可以没有决议。

B)在主持人的主持下,依次讨论各预定议题,根据章程规定(须有2/3以上副会长出席方能召开,其决议须经到会副会长2/3以上表决通过方能生效)表决,表决结果作为会议的决议。非预定议题须获得主持人同意方可纳入会议讨论,但其相应的决议和预定议题相同。

8)会议预定议题由主持人或会长负责收集并共同决定,并原则上应提出相应的解决方案或意见,供参会者讨论。

3、理事会

 1)会议时间:不少于每半年一次

 2)主持人:会长或副会长

3)出席人员:全体理事

4)会议取消与改期:根据商会章程规定每年两次的理事会不得取消,除非不可抗力因素影响,会期一经确定并发出会议通知则不可改期。临时会议按本制度第四条执行。

5)考勤方法:各参会人员如不能参加会议需提前向会长请假,得到批准后可不参加会议。如未请假或请假未批准而不参加会议,视同自愿乐捐300元给商会。迟于会议通知次日请假的,无论批准与否均视同自愿乐捐200元。迟到者视同自愿乐捐100元。

 6)会议结束后,秘书处负责整理会议纪要,并经会长和秘书长签认后,以邮件方式发送给所有参会人员,并在商会秘书处保留加盖公章的纸质会议纪要一式三份备案。

 7)议事规则:

A)所有议题须为预定议题,且必须有决议。

B)在主持人的主持下,依次讨论各议题,在各参会者充分表达意见后,根据章程规定(即须有2/3以上理事出席方能召开,其决议须经到会理事2/3以上表决通过方能生效)表决,表决结果作为会议的决议。

C)各议题的提案人由会长办公会决定。

8)按照章程规定,会议内容为:

A) 研究执行会员大会的决议的具体措施办法;

B) 需要时,选举和罢免会长、副会长、理事、秘书长;

C) 议定筹备召开会员大会的有关事宜;

D) 议定向会员大会的工作报告及财务报告;

E) 决定会员的吸收和除名;

F) 需要时,决定设立办事机构、分支机构、代表机构和实体机构;

G) 需要时,决定副秘书长、各机构主要负责人的聘任;

H) 检查、指导本会各机构的工作;

I) 审议、修订商会内部管理制度;

J) 决定其他应由理事会决定的重大事项。

会议内容和议题由会长办公会决定,并应提出相应的解决方案或意见,供参会者表决。

4、会员大会

1)会议时间:每年一次

2)主持人:副会长

3)出席人员:全体会员

4)列席人员:商会顾问

5)会议取消与改期:根据商会章程规定会员大会不得取消,除非不可抗力因素影响,会期一经确定并发出会议通知则不可改期。

6)考勤方法:各参会人员如不能参加会议需提前向会长请假,得到批准后可不参加会议。如未请假或请假未批准而不参加会议,视同自愿乐捐100元给商会。

 7)会议结束后,秘书处负责整理会议纪要,并经会长和秘书长签认后,以邮件方式发送给所有参会人员,并在商会秘书处保留加盖公章的纸质会议纪要一式三份备案。

8)议事规则:

A)所有议题须为预定议题,且必须有决议。

B)在主持人的主持下,依次讨论各议题,在各参会者充分表达意见后,根据章程规定(即须有2/3以上的会员出席方能召开,其决议须经到会员半数以上通过方生效)表决,表决结果作为会议的决议。

C)各议题的提案人由理事会决定,参会者欲针对议题发表意见,须在接到会议通知后3日内向秘书处提出,并说明发言时间和意见摘要。在不妨碍会议秩序和总体时间控制的前提下,理事会和秘书处应予以安排。但未照此规定提出发言申请的,理事会或秘书处可知会主持人不予安排发言。

9)按照章程规定,会议内容为:

A)制定和修改章程

B)制定和修改会费收取标准;

C)选举(增充)和罢免理事(理事必须为会员单位的负责人);

D)审议理事会的年度工作报告和年度财务报告;

E)决定终止事宜;

F)决定其他重大事宜。

会议内容和议题由理事会决定,并应提出相应的解决方案或意见,供参会者表决。

5、会议签到表会后需秘书处存档,年底统计出席情况。

第四条 临时会议管理

 1、临时会议的发起人

 1)临时会长办公会的发起人为会长。

      2)临时理事会议的发起人为会长办公会或超过1/4的理事。

      3)临时会员大会的发起人为理事会或超过1/4的会员。

 2、发起人需负担组织会议的责任,必要时须指定无相应参会权利的需出席人员,并按前述相关规定发出会议通知。

3、临时会议具有与例会同等的法律效力,其主持人、出/列席人员、考勤办法、议题、议事规则及签到、纪要等,应符合相应例会的规定。

第五条 附则

  1、本规定适用于重庆市甘肃商会。

  2、本规定商会秘书处负责解释。

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